Organisatiestructuur inrichten

Met de organisatiestructuur breng je gelaagdheid aan binnen de entiteiten (teams & afdelingen) in de leeromgeving. Binnen een organisatie is vaak onderscheid tussen bijvoorbeeld afdelingen, teams, klassen of functies. Door deze structuur goed in te richten, kun je entiteiten logisch onder elkaar plaatsen en beheerders of leidinggevenden rechten geven op onderliggende entiteiten.

Dit maakt het mogelijk om managers of entiteitsbeheerders verantwoordelijk te maken voor meerdere onderliggende teams. Zij krijgen daarmee niet alleen beheerrechten op die entiteiten, maar ook inzicht in de rapportages die voor hun rol relevant zijn.

Let op: maak je gebruik van een AFAS-koppeling, dan wordt deze organisatiestructuur volledig geautomatiseerd ingeladen. Handmatige inrichting is niet nodig.

Type entiteiten

Om entiteitsgelaagdheid goed in te richten, kun je gebruikmaken van verschillende entiteitstypes. Standaard zijn de volgende types beschikbaar:

• Afdeling

• Team

• Klas

• Functie

Het entiteitstype stel je in wanneer je een organisatie eenheid toevoegt. Ga hiervoor naar Menu > Mijn organisatie > Toevoegen en kies in het veld Type één van de beschikbare opties.

Het is mogelijk om nieuwe entiteitstypes toe te voegen en bestaande te wijzigen, zodat deze aansluiten bij de structuur van jouw organisatie.

Wil je een nieuw entiteitstype toe laten voegen, of een bestaande wijzigen? Dit kan de afdeling implementatie inrichten. Dien je verzoek in via een support ticket (Profielmenu > Support > Ik heb een vraag) en wij helpen je graag verder.

Organisatiestructuur inrichten

Nadat je de entiteiten in de leeromgeving hebt aangemaakt, kun je de gelaagdheid aanpassen in de organisatiestructuur. Ga hiervoor naar Menu > entiteiten > Organisatiestructuur.

Je ziet hier een lijstweergave van alle organisatie entiteiten die bestaan binnen de leeromgeving. Het aanbrengen van een gelaagdheid kan simpelweg via het slepen van de entiteit in de juiste, trapsgewijze volgorde. Versleep de entitetien in volgorde en van links/rechts om de hiërarchie te definiëren.

Gelaagdheid en de rol van managers

Met het aanbrengen van de verschillende lagen binnen de organisatiestructuur maak je het mogelijk voor managers om overzicht te krijgen over een gehele afdeling met onderliggende teams. Hiervoor dient een manager aan de juiste organisatielaag te zijn gekoppeld om dit overzicht te creëren.

Koppelen manager aan entiteit

Voor het koppelen van een manager aan de juiste organisatielaag, kies je de entiteit binnen de organisatiestructuur waar hij verantwoordelijk voor is. Als we naar de voorbeeld hiërarchie van hierboven kijken, kies je bijvoorbeeld ‘Afdeling Communicatie’:

• Ga naar Menu > Mijn organisatie

• Zoek de entiteit ‘Afdeling Communicatie’ op en klik op Bewerk

• Ga naar het tabblad ‘Managers’ en klik op Toevoegen

• Kies de manager van deze entiteit en sla vervolgens de entiteit op via de knop Opslaan

De manager is nu gekoppeld aan deze afdeling. Deze manager heeft nu inzage in alle gebruikers en leeractiviteiten van de onderliggende entiteiten. Om het voorbeeld er weer bij te pakken, heeft deze manager nu inzage in de volgende entiteitslagen:

• Afdeling Communicatie (id: 44)

  • Team Support (H) (id: 45)

  • Team Relatiebeheer (H) (id: 46)

Optioneel: Goedkeuringsflow voor managers

De rol van een manager binnen deze inrichting heeft ook zijn uitwerking op de functionaliteit van de goedkeuringsflow bij bestellingen. Voor meer informatie over deze functionaliteit, zie het artikel Goedkeuring manager bij bestelling .

Wil je gebruik maken van goedkeuring voor bestellingen vanuit managers? Dit dient geactiveerd te worden door de afdeling implementatie. Vraag ons naar de mogelijkheden via bovengenoemde route via support.

Een goedkeuringsaanvraag gaat altijd naar de eerste manager in de hiërarchie. Ben je een deelnemer van een team, dan gaat de aanvraag altijd eerst naar de directe manager van dat team.

Is er geen directe manager van het team, maar wel van de bovenliggende laag in de hiërarchie? Dan zal de aanvraag gaan naar de bovenliggende manager. Om hier weer het gebruikte voorbeeld te gebruiken:

• Afdeling Communicatie (id: 44)

  • Team Support (H) (id: 45)

  • Team Relatiebeheer (H) (id: 46)

Deelnemer van Team Support doet een goedkeuringsaanvraag voor zijn bestelling, deze wordt ingediend bij de manager van Team Support. Is hier geen manager aangesteld? Dan wordt de aanvraag ingediend bij de manager van Afdeling Communicatie.

In beeld