Deelnemer uitschrijven of verplaatsen

Stopt een deelnemer met de training?
Of gaat hij door in een andere klas?

In deze handleiding lees je wat je kiest – en wat er automatisch gebeurt in Procademy.

Wat is het verschil?

Uitschrijven

• De deelnemer wordt uit de klas verwijderd

• De voortgang wordt definitief verwijderd

• Een gekoppelde bestelling wordt (indien aanwezig) automatisch geannuleerd

⚠️ Verwijderde voortgang kun je niet herstellen.

Verplaatsen

• De deelnemer blijft binnen dezelfde training

• De deelnemer gaat naar een andere klas

• De voortgang blijft behouden (of wordt gereset als je dat kiest)

Wanneer kies je voor uitschrijven?

Kies voor uitschrijven als de deelnemer volledig stopt met de training.

Wat gebeurt er automatisch?

Stap 1 – Start de uitschrijving

👤 Beheerder

• Ga naar de gebruiker

• Ga naar Tabblad “Trainingen”

• Klik op Uitschrijven.

⚙️ Procademy controleert automatisch of er een bestelling gekoppeld is.

Situatie 1: Geen betaalde bestelling gekoppeld

Dit gebeurt automatisch:

• De deelnemer wordt direct uit de klas verwijderd

• De voortgang wordt verwijderd

• Een eventuele kosteloze bestelling wordt automatisch geannuleerd

❌ De voortgang is niet terug te halen.

Situatie 2: Wél een betaalde bestelling gekoppeld

Je krijgt automatisch een melding in beeld.

Je ziet:

• Dat er een betaalde bestelling gekoppeld is

• Een knop Bekijk bestelling

Bestelling annuleren

👤 Beheerder

1. Klik op Bekijk bestelling.

2. Klik op Bestelling annuleren.

3. Bevestig je keuze.

Na annulering:

✔️ De deelnemer wordt automatisch uitgeschreven
✔️ Bij een iDEAL- of Wero-betaling wordt het bedrag automatisch teruggestort
❌ De voortgang wordt verwijderd (niet herstelbaar)
📩 Informeer de deelnemer over de uitschrijving

Wanneer kies je voor verplaatsen?

Kies verplaatsen als de deelnemer doorgaat met dezelfde training, maar in een andere klas.

De deelnemer:

• Blijft in dezelfde training

• Komt in een andere klas

• Gaat verder waar hij gebleven was

📩 Je kunt automatisch een e-mail over de klaswijziging versturen.

Zo verplaats je een deelnemer

Je kunt dit op meerdere plekken doen. Kies wat jij prettig vindt:

• Training > Inschrijvingen > Deelnemers

• Klas > Deelnemers

• Gebruiker > Trainingen

• Bestellingen > Actie ‘Verplaats naar andere klas’

Stappen

1. Zoek de deelnemer.

2. Klik op de drie puntjes achter de naam.

3. Kies Verplaats naar een andere klas

4. Selecteer de nieuwe klas.

5. Bevestig.

✔️ Overal werkt dit op dezelfde manier.

Voortgang meenemen of resetten

Tijdens het verplaatsen kun je kiezen:

• Voortgang meenemen → De deelnemer gaat verder waar hij gebleven was

• Voortgang niet meenemen → De voortgang wordt gereset

  • Zie je deze keuze niet? Dan wordt de voortgang automatisch meegenomen. De mogelijkheid om de voortgang niet mee te nemen wordt binnenkort toegevoegd aan jouw omgeving.

💡 Wil je dat de deelnemer niets opnieuw hoeft te maken? Kies dan voor Voortgang meenemen.

Meerdere deelnemers tegelijk verplaatsen

Wil je meerdere deelnemers in één keer naar een andere klas verplaatsen? Dat kan met een bulkactie.

Zo doe je dat

1. Ga naar Klas > Deelnemers
   of
   Ga naar Training > Inschrijvingen > Deelnemers

2. Selecteer de betreffende deelnemers (vink ze aan).

3. Klik op de bulkactie en kies Verplaatsen.

4. Kies de nieuwe klas en bevestig je keuze.

✔️ De geselecteerde deelnemers worden direct verplaatst.
✔️ De voortgang wordt meegenomen (tenzij je anders kiest).

💡 Handig bij klassamenvoegingen

Uitzondering: één bijeenkomst volgen bij een andere klas

⚠️ Gebruik deze optie alleen als het gaat om één bijeenkomst binnen een reeks van meerdere bijeenkomsten.

Voorbeeld

Jantje zit in Klas 1.
De training bestaat uit 10 bijeenkomsten.

Hij kan bijeenkomst 3 niet volgen op de geplande datum.

Wat gebeurt er?

• Jantje volgt alleen bijeenkomst 3 mee met Klas 2 op een andere datum

• Daarna gaat hij gewoon verder met bijeenkomst 4 t/m 10 in zijn eigen Klas 1

👉 Jantje blijft dus ingeschreven in Klas 1.
👉 Alleen die ene bijeenkomst volgt hij bij een andere klas.

In dit geval gebruik je deze uitzondering.

Wanneer gebruik je dit niet?

❌ Bestaat de training uit maar één bijeenkomst?
Dan kies je voor Verplaatsen (voortgang meenemen).

❌ Gaat de deelnemer volledig over naar een andere klas?
Dan kies je ook voor Verplaatsen.

Zo pas je één bijeenkomst aan

👤 Beheerder

1. Ga naar Bijeenkomsten.

2. Open de bijeenkomst die Jantje niet kan volgen.

3. Verplaats hem naar de juiste datum bij de andere klas.

Jantje:

• Blijft in zijn oorspronkelijke klas

• Behoudt zijn planning

• Volgt alleen deze ene bijeenkomst op een andere datum

📅 Handig bij tijdelijke planningswijzigingen.

Tips & aandachtspunten

⚠️ Uitschrijven = voortgang definitief kwijt
💳 Bij een betaalde inschrijving krijg je automatisch een melding
✔️ iDEAL/Wero-betalingen worden automatisch teruggestort
📩 Informeer een deelnemer altijd bij uitschrijven
📩 Verstuur bij verplaatsen de notificatie