Certificaat beheer - Behaalde certificaten

Op de pagina Behaalde certificaten beheer je certificaten binnen Procademy. Je vindt hier twee tabbladen met ieder een eigen functie.

In Behaalde certificaten beheer je certificaten die al zijn uitgegeven. Je kunt deze hier downloaden, regenereren of verwijderen.

In Trainingen met certificaatblok zie je per training en per deelnemer of iemand recht heeft op een certificaat, al een certificaat heeft ontvangen of nog niet gerechtigd is. Vanuit dit tabblad kun je certificaten alsnog uitreiken, bijvoorbeeld nadat trainingseisen zijn aangepast of nadat een certificaatblok later is toegevoegd.

Behaalde certificaten

Op het tabblad “Behaalde certificaten” zie je alle certificaten die al zijn uitgegeven aan deelnemers. Je kunt hier certificaten downloaden, regenereren of verwijderen. Zo houd je certificaten actueel en zorg je dat uitgegeven certificaten blijven aansluiten op de gegevens die op het moment van uitgifte geldig waren.

Waar gebruik je deze pagina voor?

Via Menu > Behaalde certificaten open je het overzicht van alle uitgegeven certificaten.

Op het tabblad Behaalde certificaten kun je:

• zoeken op naam of deel van een naam;

• zoeken op training;

• sorteren op de kolommen;

• per certificaat een actie uitvoeren.

In de kolom Actie vind je de beschikbare mogelijkheden.

Beschikbare acties

Downloaden
Gebruik deze optie om het certificaat te bekijken of op te slaan.

Bewerken / regenereren
Gebruik deze optie als je een bestaand certificaat opnieuw wilt genereren. Dit is handig wanneer je:

• de behaaldatum op het certificaat opnieuw wilt instellen;

• een ander certificaatsjabloon wilt kiezen;

• eventueel een notificatie naar de deelnemer wilt sturen.

Verwijderen
Gebruik deze optie als een certificaat niet meer klopt en opnieuw moet worden uitgegeven.

Wanneer moet je een certificaat verwijderen en opnieuw uitgeven?

Verwijder een certificaat en geef het opnieuw uit wanneer gegevens van de deelnemer zijn aangepast nadat het certificaat al is uitgegeven, bijvoorbeeld bij:

• een spelfout in de naam van de deelnemer;

• een onjuiste geboortedatum die inmiddels is gecorrigeerd;

• onjuiste waarden in overige aanvullende deelnemervelden die op het certificaat worden getoond.

Zo weet je zeker dat het nieuwe certificaat wordt opgebouwd met de actuele, juiste gegevens.

Wat moet je doen als deelnemerinformatie is aangepast?

Volg dan deze stappen:

Stap 1: verwijder het bestaande training certificaat

Ga naar Menu > Behaalde certificaten en verwijder het onjuiste certificaat.

Stap 2: geef het certificaat opnieuw uit

Ga daarna naar het tablad “Trainingen met certificaatblok”

• open Trainingen met certificaatblok;

• selecteer de juiste training;

• zoek de betreffende deelnemer op;

• geef het certificaat opnieuw uit.

Het nieuwe certificaat wordt dan aangemaakt op basis van de actuele deelnemergegevens.

Waarom worden wijzigingen in deelnemer- of trainingsgegevens niet automatisch aangepast op certificaten?

Dat is een bewuste keuze vanuit veiligheid, controle en historische juistheid.

Een certificaat is een officieel document dat vastlegt dat een deelnemer een training op een bepaald moment heeft afgerond, op basis van de gegevens die toen geldig waren. Daarbij gaat het niet alleen om deelnemergegevens, zoals naam of geboortedatum, maar ook om informatie uit de training zelf, zoals de titel, omschrijving of leerdoelen.

Bestaande certificaten worden daarom niet automatisch bijgewerkt wanneer deze gegevens later veranderen.

Dat is belangrijk om twee redenen:

1. Veiligheid en betrouwbaarheid

Zo voorkom je dat certificaten achteraf ongemerkt veranderen. In theorie zou anders bijvoorbeeld een deelnemer eigen gegevens kunnen aanpassen, waardoor een certificaat onterecht op een andere naam komt te staan.

2. Vastleggen van de situatie op het moment van afronden

Ook wijzigingen in trainingsinformatie worden niet automatisch doorgevoerd. Denk bijvoorbeeld aan leerdoelen die inmiddels zijn aangescherpt of aangepast. Voor deelnemers die de training eerder hebben afgerond, waren de oorspronkelijke leerdoelen op dat moment juist. Het certificaat moet daarom blijven weergeven wat gold op het moment van behalen.

Daarom geldt:

• wijzigingen in deelnemergegevens werken niet automatisch door op al uitgegeven certificaten;

• wijzigingen in trainingsinformatie, zoals leerdoelen of andere certificaatinhoud, werken ook niet automatisch door op bestaande certificaten;

• wil je een certificaat aanpassen op basis van gecorrigeerde gegevens, dan moet je het certificaat verwijderen en daarna opnieuw uitgeven.

Gerelateerd artikel

Certificaat beheer – leertraject met certificaatblok